Le poste client, élément clé dans la gestion financière d’entreprise

Les fondamentaux de la gestion du poste client

Le poste client : définition

Le poste client correspond à l’ensemble des encours clients de votre entreprise. C’est-à-dire toutes les factures émises pour la vente régulière de vos marchandises ou services.  

Le poste client est un composant important de votre trésorerie d’entreprise. Il peut représenter jusqu’à 50% de la trésorerie active et englober plusieurs éléments :

• Factures à échoir : factures envoyées au client pour un paiement à l’échéance
• Factures échues : factures envoyées au client dont l’échéance est dépassée
• Factures à émettre (FAE) : factures non émises

Lorsque l’on parle de gestion du poste client, on s’attache donc à décrire des missions telles que : le suivi des commandes, la gestion des factures de vente, l’encaissement, le recouvrement des créances ou encore l’analyse financière du risque client.

L'importance du poste client dans la santé financière des entreprises

Lors de la vente d’un produit ou d’un service, le délai de paiement est par défaut fixé à 30 jours (sauf accord entre les parties). Si vous n’êtes pas payé à temps, vous le savez, vous vous exposez à un risque. Un impayé peut avoir des conséquences très lourdes sur votre activité.

C’est pourquoi vous avez tout intérêt à encaisser dans les temps les montants que vos clients vous doivent. Cela vous permet de disposer de liquidités pour couvrir vos dépenses et prévoir votre développement.

De plus, un poste client géré efficacement permet d’optimiser le fonds de roulement de l’entreprise. Vous avez de l’argent disponible pour payer vos fournisseurs, vos employés et vos charges de fonctionnement sans avoir recours au financement externe.

D’une manière générale, étudier le poste client donne des informations clés sur la gestion financière d’une entreprise. On peut le lire comme un indicateur de performance commerciale : si le poste client augmente, cela peut indiquer une croissance de ventes ou au contraire mettre en avant des retards de paiement.

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Aperçu des solutions de financement du poste client  

Malgré vos efforts, cela arrive parfois : les factures sont payées en retard et les fonds dans votre trésorerie diminuent.

Dans ce cas, il existe des solutions de financement du poste client. Leur but est de réduire les délais de paiement pour pouvoir payer vos fournisseurs rapidement.  

Voici un aperçu des solutions existantes :  

• L’affacturage
• Cession du poste client avec recours
• Cession du poste client sans recours
• Cession Dailly  

Quel est l’impact des délais de paiement sur la trésorerie ?

En tant qu’entreprise, si vous émettez une facture, vous faites crédit à votre client. Vous prenez le risque de ne pas savoir précisément quand vous serez payé.

Face à ce risque, une trésorerie solide s’impose. Avec elle, il est possible de gérer le paiement des charges de fonctionnement en l’attente des paiements clients.  

Et c’est ici tout l’enjeu d’une bonne gestion du poste client. Si l’on sait quand les factures seront payées, on peut surveiller son niveau de trésorerie et ses liquidités plus facilement.

Si au contraire, on n’a aucune visibilité sur les paiements, on se heurte à des difficultés financières.

On peut alors dire que les délais de paiement ont un impact direct sur les flux de trésorerie :

✅ Si un client paie rapidement, des investissements seront alors possibles.

❌ Lorsque les délais de paiement s’allongent, cela nécessite un besoin en fonds de roulement plus élevé. On peut même devoir contracter des prêts qui coûtent sous forme d’intérêts.

Quels sont les défis courants du poste client ?  

Le premier défi est celui des délais de paiement trop longs. C’est-à-dire soit un délai contractuel trop important soit un retard de paiement significatif (un paiement après les 30, 45 ou 60 jours contractuels). Plus ce délai est important, plus cela pèse sur la trésorerie.  

Les conséquences, vous les connaissez : votre trésorerie prend le relais, mais jusqu’à quand ?

Un autre défi majeur est l’absence de visibilité sur les encours clients. Vous ne savez pas ce que l’on vous doit, ni depuis quand. Cette situation est le fruit d’une gestion des factures désorganisée (facturation inexacte ou incomplète, gestion inefficace des comptes clients) ou d’une absence d’outil de suivi des créances.

Faire face à la défaillance des clients est un autre défi récurrent. Si vous avez du mal à avoir une évaluation très précise de la solvabilité de vos clients, vous risquez des problèmes de paiement. La gestion des créances contentieuses implique alors des actions judiciaires et parfois des pertes si le client est insolvable.

Autre élément à garder en tête : une communication inefficace avec vos clients peut entraîner des tensions et des retards de paiement. Cela arrive lorsque le contrat n’est pas clair concernant les conditions de paiement (termes, délais, modes...).

Heureusement, pour faire face à ces défis, les entreprises peuvent compter sur différentes stratégies. ⤵️

Quelles stratégies adopter pour faire face aux défis du poste client ?

Nous l’avons énoncé précédemment : plusieurs défis perturbent la bonne gestion du poste client en entreprise. Entre retard de paiement, absence de visibilité sur les encours ou défaillance client.

Notre premier conseil pour éviter cela est d’opter pour des outils de cash management. Avec eux, on évite les erreurs et l’on se tient informé en temps réel des retards de paiement. Ces outils envoient automatiquement des rappels des échéances à tenir et des relances de paiement en cas de retard.  

Une autre stratégie nécessaire pour éviter les impayés est la négociation de modalités de paiement en amont de la facturation. En parlant librement des modalités de paiement aux clients, vous écartez le risque qu’elles ne soient pas adaptées à sa situation.  

Enfin, pour éloigner le risque de mauvais payeur, on peut aussi analyser la solvabilité des clients. Les outils de renseignements financiers sont une solution.  

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Le développement des compétences et les perspectives de la fonction poste client

Importance de la formation continue

La fonction poste client en entreprise, comme de nombreuses fonctions, bénéficie des changements de pratiques, des évolutions réglementaires et des évolutions technologiques.  

À ce jour, les évolutions en matière de digitalisation des processus financiers sont rapides. Pour tenir le cap, il faut suivre des formations adaptées.  

Il en est de même pour les changements réglementaires (conditions de crédit, paiement, recouvrement, facturation, etc.). La formation est le meilleur moyen de mettre à jour ses connaissances afin d’adapter les politiques à appliquer aux clients.

Se former en continu à la gestion des risques est essentiel. Il est indispensable d’accompagner les collaborateurs en ce sens, afin qu’ils repèrent plus facilement les clients à risque ou qu’ils mettent en place des politiques de crédit efficaces.

Compétences clés pour une gestion efficace du poste client

Les personnes en charge de la gestion du poste client doivent mobiliser des compétences liées à l’analyse financière, la comptabilité et la gestion.  

Il est donc nécessaire de maîtriser :  

• L’utilisation des logiciels de comptabilité et de gestion  
• Les techniques d’analyse des portefeuilles clients  
• Les pratiques juridiques pour lire et rédiger les clauses de contrats

Les qualités liées au savoir-être sont bienvenues. La gestion du poste client implique d’être toujours en contact avec les clients. Il est indispensable d’avoir un bon sens relationnel. On attend aussi un bon sens de la négociation. Il sera essentiel pour faire la différence dans la résolution de conflits liés aux factures impayées.

Aussi, certaines connaissances sont importantes :

• Les réglementations fiscales et de facturation
• Les réglementations juridiques de la relance et des procédures collectives

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Comment gérer son poste client dans un environnement économique en mutation ?

Depuis quelques années, la situation économique est complexe. La pandémie Covid-19 et les arrêts économiques ont mis à mal certaines trésoreries.

En même temps, le marché financier est devenu plus complexe avec les pénuries et les récentes évolutions géopolitiques.

Les entreprises doivent donc gérer :

• La résurgence de risques clients
• Les risques géopolitiques
• Les risques cyber accrus avec l’avènement du télétravail
• Les risques de fraudes liés aux moyens de paiements ‍
• Une limitation d’accès au crédit bancaire plus complexes

C’est dans ce cadre que la gestion du poste client demeure un pilier fondamental pour piloter une entreprise aujourd’hui. En gérant mieux les risques et les flux de trésorerie, en garantissant la liquidité ou encore en développant de bonnes relations clients, les entreprises pourront faire face aux nouveaux défis du marché.

Professionnels de la gestion du poste client, vous souhaitez continuer à vous former pour embrasser les nouveaux défis de la profession ? Découvrez nos formations ! Nous sommes spécialistes de la gestion du poste client et de la finance d'entreprise.

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